Планирование – это неотъемлемая особенность жизни каждого человека, который хоть сколько-то мечтает добиться успеха. В этой статье я расскажу, как правильно вести ежедневник. Правильно составленный ежедневник будет помогать вам, эффективно распределить время между делами, и не отнимет силы на заполнение.
Для чего нужен ежедневник
Планер или ежедневник есть как у любого преуспевающего бизнесмена, так и у людей, кто просто предполагает грамотное планирование времени.
- Расстановка приоритетов. Можно разделить дела на главные – наиболее приоритетные задания и менее важные – не требующие немедленного решения дела.
- Расчет времени. Помогает оценить сколько временных ресурсов будет потрачено на выполнение той или иной задачи, что впоследствии поможет проанализировать день и эффективно спланировать свою работу.
- Усиление мотивации. В ежедневнике важно распланировать не только свое рабочее, но и свободное время. Это поможет уделить достаточно времени каждому вашему хобби. В дневнике следует также выделить страницу для своих успехов, на которую записывать все достижения.
- Повышение трудоспособности. Выделив и выполнив наиболее приоритетные задачи, и лишь затем, переходя к остальным делам, человек успевает выполнить за день намного больше, чем, если бы он действовал «вслепую». Основное правило это начинать выполнять сложные и длительные задачи, чтобы потом можно было легко переключиться на простые и быстрые дела.
Даже из этих четырех пунктов ясно, что ежедневник незаменимая вещь, если вы хотите добиться успеха. Несмотря на такую полезность, не все знают, как правильно вести ежедневник.
Как правильно вести ежедневник
Разделение графика на жесткий и гибкий
Жесткий график это привязка задачи к конкретному времени и ее невозможности осуществить в другое время. К таким задачам чаще всего относится работа, заказы или совещания. Гибкий график – это все задачи, которые могут быть выполнены в любое время либо перенесены на определенный срок . К гибкому графику также относятся все ежедневные дела, которые не имеют привязки по времени и должны быть выполнены вами в течение дня. К таким задачам, к примеру, относятся – посмотреть почту, разобрать документы, заняться хобби.
Ошибкой многих людей, не знающих как заполнять ежедневник, является почасовое распределение времени между гибкими задачами, такой строгий распорядок дня приведет к нервным расстройствам, особенно когда не все удается выполнить вовремя. К примеру, вас могут задержать на работе, это помешает вашему плану, который прописан в вашем личном планере. Это снизит вашу мотивацию и производительность, поэтому привязывайте ко времени только те задачи, которые необходимо .
Приоритет задач
Вторая по частоте ошибка – реализация дел по мере прихода без учета значимости каждого дела. При составлении планера нужно учитывать важность каждой задачи . Если вам поручены серьезные и срочные дела, не стоит откладывать их ради выполнения незначительных мелочей, которые вам были недавно поручены, но в списке они у вас оказались выше. Следуйте матрице Эйзенхауэра и присваивайте каждой новой задаче определенный приоритет важности. Пример степеней важности может быть такой:
- А – высокая важность. Если не выполнить эту задачу точно в срок, это повлечет опасные последствия. К задачам с такой степенью важности следует приступать безотлагательно. Если важных задач несколько, то помечайте их А1, А2 тоже по приоритету.
- Б – средняя важность. При не выполнении задания этой категории серьезных или опасных последствий не будет, но их стоит выполнить для упрощения своей жизни. Например, покупка продуктов, это дело, которое можно отложить, но если отложите, то не сможете приготовить на ужин свое любимое блюдо. Это не опасно, но выполнение этой задачи даст вам возможность удовлетворить свою потребность.
- В – низкая важность. Задачи этой категории вам не так нужно делать, и не выполнение их, последствий не принесет, но выгодно скажется на вашем здоровье или на профессиональной деятельности, если вы сделаете это. Примеры – повесить картину, посетить спортзал, убрать в квартире и другие подобные дела.
- красный треугольник – задача высокой важности;
- желтый квадрат – средняя важность;
- зеленый круг – низкая важность.
Неприятные дела – «Лягушки»
В списке ваших дел всегда найдется неприятная и местами ужасная задача, которую обязательно нужно выполнить. В тайм-менеджменте такие задачи называются лягушками. В ежедневнике такие задачи должны быть первыми, именно с них следует начать свой день.
- Эти задачи неинтересные и требует приложения большого количества сил для их выполнения.
- Утром человек находится на пике своих сил.
- Выполнив самую сложную задачу утром, вы наполнитесь энергией и будете готовы к выполнению остальных дел, без ощущения нависшей над вами тяжелой задачи, которую вы откладываете.
Важная ошибка, которую чаще всего допускают школьники и студенты это откладывание задач – «Лягушек» на потом, и занимаясь чем угодно только не ими. Для задач лягушек можно придумать специальную метку, например «Л».
Время составления плана
За 20 минут до окончания своего дня нужно сесть и расписать план на завтра, не откладывая это дело на утро . Если вы правильно распишите свои предстоящие дела, то вам не придется перед сном лежать и обдумывать свой завтрашний день.
Формат делового дневника
Перед составлением планов, следует определить, для чего нужен ежедневник именно вам и какого он должен быть формата. Решите – будет ли ваш ежедневник для работы или вы будете записывать в него ваше личное время или же он будет совмещать и то и другое. Дизайн и форма вашего планера может быть любой, все зависит от вашего вкуса.
Вычеркивать законченные дела
Чтобы не тратить время впустую, перечитывая все запланированное, рекомендуется зачеркивать выполненные задания . Также вычеркивание поможет вам увидеть, сколько всего вы уже выполнили и тем самым повысит вашу мотивацию для выполнения оставшихся задач. Просматривая вычеркнутые задачи, ваша уверенность в себе также возрастет, и вы почувствуете себя более успешным, чем, если бы вы просто оставляли сделанные дела в списке, не выделяя их. Кстати, прочтите про состояние потока, в которое можно войти как раз завершая задачи и выделяя их. Постепенно вы увидите и поймете, сколько всего вы сделали, и пропадет ваша лень и пассивность.
Лично мне не нравится черкать в планере, поэтому я выполненные задачи просто выделяю хайлайтером.
Помните о назначении ежедневника
Планер предназначен для организации вашего дня и повышения эффективности вашей деятельности, не следует путать его с записной книжкой. В него не нужно записывать мысли, рецепты, адреса и так далее. Использования вашего планера не по назначению приведет к тому, что он быстро закончится или создаст еще больший хаос в вашей жизни. Если вам нравится держать все в одном месте – заведите bullet journal.
Помните о своих целях
В ежедневник лучше всего вносить кроме текущих задач, еще и долгосрочные цели. Деловой дневник – это средство для самоорганизации также потому, что когда мы записываем свои мысли, мозг посылает импульсы, направленные на достижение цели. Именно из-за этой особенности головного мозга следует записывать свои цели и формировать списки.
Также мы запоминаем записанную информацию, такая привычка пришла к нам еще со школы. В школе ученики обычно пишут шпаргалки, но не всегда пользуются ими, ведь подготовка шпаргалки является отличным средством заучивания информации. Этот принцип работает также в составлении личного планера.
Рекомендуется на первом листе написать свои цели, чтобы чаще их видеть и мысленно концентрироваться на них. Помните, что Вселенная помогает вам в воплощении ваших целей. Стоит только чаще напоминать ей, чего вы хотите, посылая ей мыслеформу вашей цели.
Уделите время личной жизни
Помните, что у вас есть семья, которой также нужно уделить время. Вам виднее как вести ежедневник, но не стоит концентрироваться только на работе, время следует распределить равномерно между личной жизнью, карьерой и своими хобби. В свое расписание обязательно включите приятные дела, чтобы радоваться и наслаждаться своей жизнью.
Не забывайте о невыполненных задачах
Все, что вы не успели или по какой-то причине не выполнили сегодня, не поленитесь, перепишите в завтрашний план. Это позволит вам не упустить важных задач, и сэкономит ваше время, ведь вам не придется вспоминать дела, которые вы забыли сделать вчера.
Творчество
Веди свой деловой дневник так, чтобы он привлекал ваше внимание и вы с радостью заглядывали в него. Рисуйте, украшайте и креативьте в своем планере. Придумайте рисунки и запишите их значение на отдельном листочке. Фиксируйте цветом дела, с которыми справились великолепно, и дела, которым следует уделить больше внимания в следующий раз. Зафиксируйте свое внимание на важных задачах с помощью маркера или фломастера.
Если же вы не очень творческая личность, но для вас важна эстетика, то есть много способов, как красиво вести ежедневник девушке. Вы можете украсить ваш планер покупными стикерами, использовать канцелярские скотч-ленты и тд. В общем, украсьте свой планер так, чтобы вам было приятно везде брать его с собой.
Не забывайте брать с собой ежедневник
Наличие вашего делового дневника под рукой в любом месте, поможет вам не забывать о своих задачах. Когда ваш план дня зафиксирован на бумаге, это исключает возможность забыть о каком-то серьезном деле. Для того, чтобы планер не повредился, удобнее приобрести специальную обложку или органайзер на молнии, где помимо самого блокнота будут лежать выделители, ручки, наклейки и другая канцелярская мелочевка .
Не переусердствуйте
Если решитесь начать ведение ежедневника, вы заметите, что у вас есть много энергии и энтузиазма, и вам захочется вносить в него все новые, и новые дела. Вы можете запланировать слишком много и в итоге не сможете справиться со всем объемом задач. Дальше исход очевиден – планер будет заброшен. Поэтому важно объективно оценивать свои возможности.
Пользуйтесь метками
При ведении своего планера можно добавлять специальные цветные стикеры, вместо закладок . Использование одноразовых стикеров позволит вам использовать их как дополнительное место для описания кого-то дела или же вписать туда задачу, которая не была выполнена. Если не выполненное дело было написано на стикере, то его можно легко переклеить в завтрашний день.
Какие изменения произойдут в вашей жизни если вы будете вести ежедневник
Ежедневник – в какой-то степени магический инструмент. Вы становитесь продуктивнее и можете сами проанализировать свой результат.
- Ведение дневника способствует формированию самоорганизации и дисциплины.
- Поможет вам подняться по карьерной лестнице за счет ведения календаря проектов или контроля за временем сдачи отчетов руководству.
- Укрепит стрессоустойчивость. От стрессов не застрахован никто, но ежедневник поможет правильно к ним подготовиться.
- Увеличит количество личного времени. Реорганизация дня работа перестанет занимать все жизненное пространство, у вас найдется время на хобби или семью.
- Сделает ваш отдых продуктивнее. Выполнив все записанные задачи, вы сможете комплексно отдохнуть, что в будущем положительно скажется на вашей карьере и укрепит здоровье.
Заключение
В данной статье мы познакомились с тем, как вести ежедневник правильно, и сохранить с помощью этого простого инструмента ваши временные ресурсы. Используйте написанное здесь, и вы достигните баланса между своей карьерой, личными интересами с семьей, не нанося ущерб ни одной из этих категорий.
Давайте идти в ногу со временем и использовать все, что предоставляет нам наша эпоха – за управлением временем будущее, помните это дорогие читатели и добивайтесь своих целей. Энтузиазма вам и энергии!
